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第4章 修炼驱散事业的迷津（第11页）

3．立刻答复

利用电子邮箱的最大优势——即刻回复。在读过邮件之后，应该立刻回复，或者立刻删除，这一点应该形成习惯。如果有些问题不能立刻回答，还需做些工作，也要给一个简短的信息。

4．建立一个“五星期文件夹”

用纸张办公时，一般都有一个“待处理文件筐”，您在自己的计算机里也应设一个类似的义件夹。请把以后可能还会提及的发件人，或者您今后还用得到的邮件，都存放在这个“五星期文件夹”中，每隔五个星期检查一下这个文件夹，把已经没有用的东西删掉。

5．发明缩写符号

与您的同事们约好，在主题栏内使用共同的缩写符号，以便能够对邮件内容一目了然。

6．利用“E－Mail－SMS”

在主题栏内发出完整消息是非常实用的，您可以用“消息结束”或者“无进一步消息”来结束主题栏的对话，以便接收者明白，他不必再打开邮箱。特别是作为接收方发出短信息，确认已收到对方答复时这种表述非常恰当：“谢谢您及时答复！”

7．缺席通报

每个人都遇到过这样的事：休假回来以后，在计算机里有上百封没有打开过的电子邮件。大多数的电子邮件程序里都有一项“人已外出”的服务功能，您设定好了以后，所有发邮件的人都会知道您什么时候回来，知道了为什么没有收到您的即刻答复。

8．尽量避免使用“发送给所有人”

电子邮件的一大功能就是可以很方便地向多人同时发出一封信。所以有些人就利用这一点，向方方面面发出同一个信息。应该在您的公司里约定，只有在特殊的情况下才使用这一功能，否则就会使企业里的电子邮件泛滥成灾。

9．小心附件

另外一个不好的习惯就是喜欢在邮件里附带图片和巨大文件。除非您知道接收者需要这么大的文件，否则请尽量不要这样做。比较好的做法是把文件分解后再发送。在发送必须的图片时，应把它缩小到与显示器屏幕适合的规格（最大700个象素），存储彩色阁片时请用节省空间的JPC规格。

当您在收件箱里看到特别大的文件时，首先要打开邮件看一下，了解附件的内容。下载特别大的文件非常耗费时间。

10．写短信

在写电子邮件时要尽可能做到简明扼要，如果必要，在回答问题时可引用发件人的语言，自己只做摘录。电子邮件要方便阅读，它的发明本身就是要给人们提供方便。

老板避免干扰的简单方法

1．关上您的门

用“大门永远敞开”来表现领导人开放作风的方法已经过时了，现在流行的管理方式是灵活的：如果有重要的工作需要处理，要做重大计划和决策时，就关上门；如果不怕受到干扰，就敞开门。美国企业里的老板们经常虚掩大门，以避免可能的干扰，下面的工作人员确有急事时可随时通报，进来谈话。

2．关门办公的时间

与下面的工作人员约好，在一天的哪一段时间内不能打扰您，即便是外来的客人也不行。请秘书或电话总机清楚，在这段时间内您不安排日程，不接电话。如果您是自己一个人工作，就把电话设成自动应答状态。

3．接待时间

同时您也要安排一个接待工作人员的时间，并遵守这个时间，让下面的人适应您的习惯。

4．公事箱

为了避免干扰，您可在自己的门外挂一个老板公事箱，让有问题的人留一个简短便条。等您关门办公的时间结束后，首先处理公事箱里的问题。

5．有时也可以……

一个老板如果总是抱怨自己干不成什么事，就应该到一个山庄或饭店里办公，在那里筹划公司的前景和未来！一个好的领导人可以离开他的岗位14天，所有工作领域里的问题都能由工作人员来解决。

避免同事和同级的干扰

1．使用外交方式

要相互理解并定时与他们沟通。可以向同事们说明自己的最佳工作时段（按照人体生物钟），并在门上贴一个纸条：在14—16点之间请勿打扰。每天或每周都安排一个和同事们见面的固定时间，谈论谈论与工作有关的话题。

2．做好表率

绝对不要在其他同事工作的时候擅自造访，而是通过电话约定会面时间。使用这种方式就可以减少一个企业的忙乱现象。

3．简单明了

如果有人在您那里唠叨起来没完没了，您只需抬起头，友好地对他说：“我这里碰到一个棘手的问题，今天必须给客户以答复，然后才能有时间喘口气。谢谢您的理解。”然后带着微笑点点头，立刻埋头工作。

4．预防性的简短交谈

要通过早晨、午餐和下班时与大家友好而简短的对话，培养自己的人际关系，以表示自己融入集体的愿望和对同事的尊重。有些同事打扰您是一种才能的试探，以保证集体的团结。每天用在这种交谈上的时间只需五分钟。

5．有时也可以……

请自我检查一下，受到干扰的成分有多大。您本人喜欢聊天吗？是否担心过多的限制会疏远其他人而受到孤立？是否感到自己的工作由于过多或过少才经常被打断？

如何预防被解雇